Tailor made incentive - in my own way

Sempre mi capita, quando mi accingo a preparare “proposals e costings” per un nuovo incentive, di andare a dare un’occhiata alle proposals in archivio fatte per lo stesso cliente ed un pò anche per altri clienti che ho assimilato per caratteristiche comuni quali profilo dei partecipanti, budget, propensione all’innovazione o semplicemente per la scelta della location. Uno sforzo di memoria decisamente notevole, poiché si tratta di ricordare, velocemente in un flash il dettaglio del Day by Day, nonché il timing, i fornitori di servizi ed i collaboratori esterni. L’incentive vincente è quello che riesce a valorizzare il territorio in una lettura creativa ed innovativa avvolgendo i partecipanti in una esperienza unica che in più sia significativamente ancorata ai valori che l’azienda vuole rafforzare con la comunicazione. L’ideazione di un incentive di questo tipo è tutt’altro che semplice e richiede la conoscenza di logiche interne all’azienda proponente che sono preziose per rendere veramente appetibile il progetto. Ruolo di delicata importanza è affidato alla logistica e ai professionisti che se ne occupano, la ideano e la curano in ogni particolare dall’inizio alla fine arrivando il più delle volte a sperimentare di persona il percorso per poter prevedere eventuali scostamenti rispetto a quanto definito e prevedere così anche l’”imprevedibile”. Da che parte sto io? Me lo domando spesso. La predisposizione del servizio ed il coordinamento dei fornitori è per così dire l’aspetto pratico e la concretizzazione di un processo di comunicazione che parte da lontano e che vede coinvolti attori a vari livelli i quali a mio avviso spesso non sono consapevoli fino a che punto la trama che li lega sia fitta. Nella stesura di quello che sarà il progetto complessivo (proposals, costings, reports, etc..) tendo a far ricorso all’ausilio di “key words” sin dai primo contatti con il cliente in modo da farmi un idea a prescidere delle informazioni ufficiali comunicate dal cliente sul profilo dei partecipanti. Ricordo di recente gli appunti buttati giù, così, in fretta e furia per un incentive

1. Analisi del target

1.1 Participants’ outline: (young people, cinema business, with a nice cooking lesson).

1.2 Key words: some very good ideas of staying in Naples, We can’t afford to loose time, which kind of clients we have, this group is a very VIP group, and we must work on a very “non touristic” programme. Regarding the guide, provisionally booked for us. Not “cheap”, soft music while dining. Incentive trip

1.3 Very short inspection trip(1 day), to check:
the cooking lesson (the place, the staff etc)
the different possibilities for the palace (private evening), so that we decide and choose the best place for this group
For the guide, we need her:
- on March 27th from arrival at the airport until the check-in at the hotel (we don’t need her for the dinner*)
- on March 28th for the whole day, including the private dinner
- not on March 29th.
The objective is not to make full visits, but only to see as many places as possible, to be able to make the choice.

....to be continued